На дзяржаўную канцылярыю была ўскладзена падрыхтоўка ўсіх
дакументаў, ствараўшыхся ў цэнтральным апараце кіравання ВКЛ, а таксама
праца з дакументамі, паступаўшымі з іншых месцаў. У сілу гэтага адной з
важнейшых функцый канцылярыі стала забеспячэнне практычнай дзейнасці
дыпламатычнай службы ВКЛ неабходнымі архіўнымі звесткамі і
дакументамі. Да таго ж з кола яе супрацоўнікаў рэкрутаваліся
дыпламатычныя агенты. Акрамя таго канцылярыя ажыццяўляла
дакументальнае афармленне распараджэнняў гаспадара, паноў Рады і ўхвал
соймаў, што датычылі мабілізацыйных і ваенных мерапрыемстваў, мераў
фінансавага забеспячэння ўсіх сфераў знешняй палітыкі. Яна ж забяспечвала
дастаўку гэтых распараджэнняў на месцы, фактычна выконваючы функцыі
дзяржаўнай пошты.